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「みんなから意見を出してもらうため」の会議

会議中にみんな発言してくれなくて… そんな悩みを解決できるかも

「ほかに何かご意見は?」
「シーン…」という会議見たことないでしょうか?

後になって、「実は私はあの時、こう思ってたのよ。」と言われることはないでしょうか?
「思ってたことがあるんだったら、会議中に言ってよ。」と思うこともありますよね。

会議の方法を少し変えるだけで、もしかしたら解決出来るかもしれません。

発言が少ない理由

そもそもなんで会議中に発言が出てこないのでしょう?

要因をざっと考えてみます。

  • そもそも興味がない(関係ないと思っている)
  • 同じ意見の人がいた
  • 否定されるのが怖い
  • 論点から外れていることを言ったらどうしよう
  • 沢山人がいるので緊張する
  • 質問が来るのが怖い

などなど。
気がつけば、
一部の声が大きな人、もしくは責任のある人だけが喋っている会になっていることがあります。

本当は個々になんらかの意見があるはずです。
その意見を出来るだけ拾うための方法を考えてみましょう。

①一人で考えて書いてみる時間を作る

何か議題があるとき、5~10分ほど時間を与えて、付箋紙などにそれぞれ書いてもらう。

一人でじっくり考えていると、考えがまとまってくることもあります。
また、「発言」ではなく、「書く」という行為がハードルを下げます。
まずはじっくり一人で考える時間があった方が頭の中が整理出来るでしょう。

②2~3人のグループになって議論する

いきなり10人で話すより、2~3人の方が会話しやすいですよね。
的外れなことをいっても、許される空気が出やすいでしょう。
付箋紙に書いた意見をもとに、2人から3人のミニグループになって議論してみましょう。

2~3人で話をすると、
1人では思いつかなかったアイデアが促進されることもあるでしょう。

リモート会議ですと、
例えばZOOMの「ブレイクアウトルーム」機能や、
部屋を何個も立てて、小部屋に移動するなどの方法で実現が可能です。
実際に会議室を何室も取る必要もないので、
リモート会議の方が場を作りやすいケースが多いでしょう。

また議題についてディスカッションする前に、
雑談時間を5~10分儲けると、より話しやすい空気が生まれるでしょう。

更に各グループに1人、進行役(ファシリテーター)がいると良いでしょう。
誰か2~3人のグループでも誰か1人の独壇場にならないように、上手く調整します。
進行役が見つからない場合は、ベテランの人が会話を引き出すようにカバーしても良いでしょう。

③もう一度全員そろってディスカッションしてみよう

個人で考えた意見と2~3人の中でディスカッションで反応をもらったステップを踏んでいるので、
発言にある程度自信が持てているかと思います。

また2~3人のグループのメンバー同士のフォローも期待できるため、
発言もしやすくなってくるでしょう。

全員そろった場では、
議論した内容の発表の場や合意をもらう場であることを意識すると良いでしょう。

少人数から大人数へ 段階を通して会議してみましょう

  1. 一人で考えて、個人の意見をまとめる時間をとる
  2. 少人数で議論して、意見のキャッチボールを行う。アイデアを膨らませる。
  3. 全員で会議して、発表を行う。

このようなステップを踏むことで、
メンバーの意見も段階的に整理され、発言が増えていくでしょう。

また、進行役(ファシリテーター)の方をあらかじめ用意しておくことで、
よりスムーズに進むケースもあります。

意見がなかなか出てこない時、この3ステップを踏んでみてはいかがでしょうか?