リモートツールを使ったコミュニケーション増えてますよね
「テレワークになってからコミュニケーションが上手くいっていないような気がするなぁ。」
そんなことを感じることはないでしょうか？
ちょっとしたこを気をつけるだけで解決するかもしれません。
2020年よりZOOMやTeamsなどのリモート会話ツールを使ったコミュニケーションが増えています。
本日はリモートツールを使った会話を行う際に気を付けておきたい５つのことを紹介します。
リモートツールを使ったコミュニケーションで気をつけたい５つのこと
カメラをON! 非言語のコミュニケーション情報を失わない
会話におけるコミュニケーションでは、言葉以外に伝わる情報はないでしょうか？
相槌や口調やしぐさなども大切な情報になります。
カメラをONにしない状態でのリモート会話において、
言語以外の非言語のコミュニケーション情報が失われていませんでしょうか？
例えば、カメラの向こうで誰か寝ていたり、他の作業をしていたとしても伝わりませんよね。
カメラをONにすることで、非言語のコミュニケーション情報を拾うことが出来ます。
通信トラフィックとの兼ね合いもありますが、カメラはなるべくONにしましょう。
リモートツールのプロフィール画像は自分の顔写真にしておく
チームが大きくなってくると、知らない間にメンバーが増えていくこともあります。
あなたが顔も知らないメンバーとリモートでコミュニケーションを取る場合を想像してください。
性格も分からなければ、どんな雰囲気かも分かりません。
尻込みをしてしまうかもしれません。
リモートツールのプロフィール画像は「顔写真」にしておくことで、
どんな人か判別が出来ますし、顔も覚えてもらえます。
いざ、一か所に集まった時に、「誰だっけ？」とならないようにしましょう。
なるべく笑顔で感じの良い写真にしておくことで、印象がよくなります。
通話用マイクは良いものを使おう
通話コミュニケーションで大事なことは、正しく伝わることです。
通話用マイクは品質の良いもを購入しましょう。
良い品質の通話用マイクをなるべくチーム全員に用意するようにすることが大切です。
「う、聞こえなかったけど、まぁいいか。」となってしまうと、
コミュニケーションの品質が下がってしまいます。
リモートツールを利用した通話コミュニケーションにおいて、
通話用マイクはとても大事なツールになります。
自宅のテレワーク環境を変えることや、通信環境を変えるには、
多大な負荷がかかったり、物理的に無理な場合があります。
しかし、通話用マイクは容易に変えやすいアイテムです。
費用対効果は大きいので、チーム全体で品質の高い通話マイクを使えるようにしておきましょう。
長期にわたるリモートワークを見込んでいる場合は、
じわじわと効果が出てくる心強い投資となります。
自分のステータスはしっかり更新するルールを徹底しよう
「すみません、ちょっと会話良いですか？」
「…シーン」というシチュエーションはないでしょうか？
もしくは、若手のチームメンバーが勇気を出して、
「すみません。ちょっと会話良いですか？」と聞いたところ、
「あとにしてもらえる。今忙しいんで。」と言われ、
「う…もう話したくない。」という気持ちになってしまうシチュエーションはどうでしょう？
リモートにおいては、
会話したい相手が、
今忙しいのか？話しかけてよい雰囲気なのか？どういう状況なのか？わからないものです。
同じ空間にいるときでは、空気感が伝わるものですが、
リモートでは非言語の情報が失われているためです。
そういったとき、リモートツール上でステータスをしっかり更新するルールを徹底しましょう。
「取り込み中」
「本日は会議出来ません」
「15:00まで離席中」
等です。
この時、なるべく詳細に書くルールを作っておくことで、
第三者に自分の状態を理解してもらえるように意識しておくことが重要です。
一度設定してそのままにしておく（15:00を過ぎても「15:00まで離席中」のままなど）状態に、
ならないようにしましょう。
第三者に理解してもらうためのものなので、
一人だけ更新しても誰も見てくれなかったりします。
ステータスの更新は、ルールとしてチーム全体でしっかり運営させることが重要です。
今までは非言語で伝わっていた情報も意識して伝えていった方がよい場合が多いでしょう。
録画機能は有効に使おう
ZOOMやTeamsには録画機能があります。
その場で議事録をとるのではなく、会議中は会議に集中できます。
議事録として書面に残す際は、後で書面化することが出来ますし、
書面化したときに抜けがちな、感情の変化などを記録として残しておくことが出来ます。
ネットワークのトラフィックとの兼ね合いにもよりますが、
可能ならなるべく録画機能を使いましょう。
コミュニケーションマネジメント計画書を書いてみよう
リモートツールを利用した会話が増えてきていますよね。
従来の対面における会話と比べて、違和感を感じたり、疲れを感じたり、効果を感じられないシチュエーションもあるかと思います。
「リモートだから」とひとくくりにすることなく、違和感の原因を探っていきましょう。
コミュニケーションを行うための計画書を書いてみることも一つの方法です。
PMBOKではコミュニケーション・マネジメント計画書の一例として、下記の項目が含まれています。
- ステークホルダー(関係者）がコミュニケーションに求める要求事項
- 言語、書式、内容、詳細度を含む伝達すべき情報
- 情報を配布する理由
- 情報伝達の責任者
- 情報伝達の手段や方法（1on1ミーティングではZOOMを使います…など）
- コミュニケーション活動に割り当てる予算や時間などの資源
- 共通言語集
- などなど
既にコミュニケーション・マネジメント計画書が存在する場合は、
リモートワークを考慮して見直してみるのも良いでしょう。
よりよいリモート会話を目指していきましょう！
本日はリモート会話で気をつけたいことについてお伝えしました。
5つ以外にもシチュエーションや組織の文化によって、フォーカスすべきところはさまざまです。
集まった知見をもとにリモート会話での戦略や予算を定期的に見直してみるのが良いでしょう。
より良いリモート会話にしていきましょう！
参考：プロジェクトマネジメント知識体系ガイド PMBOK®ガイド 第６版
